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Archivio di Stato di Lucca

Regolamento per la concessione di spazi per eventi

Art. 1 - Condizioni Generali
1. Il presente Regolamento interno disciplina le modalità di concessione in uso temporaneo della
sala eventi del Complesso degli Ex Macelli dell’Archivio di Stato di Lucca.
2. Responsabile del procedimento delle concessioni onerose e a scopo di lucro per l’uso temporaneo
degli spazi nonché dei servizi onerosi conto terzi è il Direttore.


Art. 2 - Concessione per l'uso temporaneo degli spazi
1. Fatte salve le esigenze di tutela integrale dei beni culturali in consegna all’Archivio di Stato di
Lucca, la facoltà di utilizzo di spazi demaniali sono oggetto di atto formale di concessione d'uso e/o
autorizzazione specifica.
2. L’ Archivio di Stato di Lucca istruisce la pratica relativa alla concessione in uso degli spazi e
provvede alla relativa concessione o diniego, comunicando il canone di concessione e gli estremi
per il pagamento.
3. La domanda di concessione in uso degli spazi dell’Archivio deve pervenire al medesimo almeno
30 giorni prima della data richiesta per lo svolgimento della manifestazione o iniziativa e deve
contenere:

  • a) generalità complete, recapito telefonico e telematico della persona o delle persone responsabili della manifestazione/iniziativa con le quali l'Amministrazione dovrà rapportarsi per ogni richiesta di adempimento precedente, concomitante o susseguente la manifestazione o iniziativa medesima;
  • b) precisa indicazione del periodo per il quale si richiede la disponibilità dei locali;
  • c) gli scopi per cui l'uso dei locali viene richiesto;
  • d) la dichiarazione di manleva dell’Archivio di Stato di Lucca e del MiBACT da ogni e qualsiasi responsabilità per i danni che possono derivare a terzi durante l'uso dei locali concessi;
  • e) la dichiarazione di piena e incondizionata assunzione di ogni responsabilità per eventuali danni a terzi, ai locali ed al patrimonio demaniale cagionati in dipendenza e a causa dello svolgimento della manifestazione o iniziativa;
  • f) dichiarazione di accettazione specifica e incondizionata delle norme del presente regolamento di cui deve dichiararsi altresì di aver preso completa conoscenza;
  • g) dichiarazione di accettare eventuali condizioni cui la concessione dovesse venir sottoposta dall’Archivio.

4. In caso di accoglimento della richiesta si procederà alla stipula di un atto di concessione con
annessa specifica riguardo agli adempimenti previsti dal d.lgs. 81/2008.
5. Nel caso di manifestazioni complesse, il richiedente dovrà presentare con congruo anticipo per
l'approvazione, il progetto complessivo della manifestazione, il piano dettagliato delle attività
previste, la descrizione delle attrezzature occorrenti, il numero delle persone impegnate, il piano
della sicurezza con l'indicazione dei percorsi e dei punti di sosta e dovrà fornire prima dell'inizio
della manifestazione tutte le certificazioni previste dalla normativa vigente.
6. Tutte le attività da realizzarsi dovranno essere compatibili e rispettose del decoro e della
monumentalità dei luoghi che le ospitano.
7. Qualora le richieste coincidano con giornate in cui l’Archivio ha in programma di svolgere
proprie iniziative, queste ultime hanno diritto di precedenza.
8. L’Archivio di Stato di Lucca può revocare la concessione per sopravvenuti motivi di interesse
pubblico con preavviso da comunicare al concessionario almeno 10 giorni prima dell'inizio della
manifestazione. Il concessionario potrà pretendere la sola restituzione del canone eventualmente
versato senza alcun onere di qualsivoglia natura a carico dell’Archivio. Il concessionario può
recedere dalla convenzione dandone comunicazione almeno 10 giorni prima del presunto inizio
della manifestazione senza nulla a pretendere se non la restituzione della cauzione eventualmente
già versata.
9. Secondo la complessità e la durata dell'evento l'Amministrazione valuterà la necessità del
personale necessario.
10. Il concessionario è tenuto a garantire la pulizia e il ripristino dei luoghi a conclusione della
manifestazione. Nessun onere potrà essere posto a carico dell’Archivio per lo svolgimento della
manifestazione nei luoghi concessi in uso.


Art. 3 – Uso degli spazi per attività istituzionali della Archivio o per attività culturali congiunte
1. Il presente regolamento non si applica nel caso di iniziative organizzate dall’Archivio di Stato di
Lucca per i propri fini istituzionali ovvero promosse dall’Archivio insieme a terzi per finalità di
carattere culturale, sociale, educativo o per manifestazioni che abbiano pubblico e rilevante
interesse.


Art. 4 - Concessioni in uso temporaneo a titolo oneroso
1. Gli spazi dell’Archivio vengono concessi in uso temporaneo di regola a titolo oneroso. Il
richiedente è tenuto a corrispondere il canone di utilizzo per ogni giornata o frazione di giornata
degli spazi richiesti.
2. La richiesta di uso può avere ad oggetto una o più giornate o frazioni di giornate.
3. I canoni giornalieri non sono frazionabili.
4. Tutte le operazioni precedenti e successive alla manifestazione (allestimenti, smontaggi, prove,
deposito materiali) devono essere comprese nell’arco di tempo richiesto nella relativa domanda.
5. I predetti canoni sono stabiliti dal presente regolamento come segue (in ottemperanza al DM 8
aprile 1994, Tariffario per la determinazione di canoni, corrispettivi e modalità per le concessioni
relative all'uso strumentale e precario dei beni in consegna al Ministero, con le opportune
conversioni in termini valutari):

  • Conferenze € 500,00
  • Convegni, proiezioni e concerti € 750,00
  • Spettacoli e riprese cinematografiche € 1000,00
  • Ricevimenti € 1500,00

I predetti canoni sono al netto delle spese di cui al precedente articolo 2, comma 9 (prestazioni per
conto terzi a carico del concessionario) e comma 11 (pulizia e ripristino dei luoghi a carico del
concessionario).
6. L’utilizzo a pagamento degli spazi dell’Archivio di Stato di Lucca comporta il versamento
dell’importo determinato in base a quanto previsto nelle tariffe di cui al precedente comma 5.
7. L’importo del canone di concessione per l’utilizzo degli spazi andrà versato prima della
manifestazione sul conto corrente intestato alla Tesoreria Provinciale dello Stato di Lucca - IBAN
IT62R0100003245314029258403 canone per concessione in uso locali Archivio di Stato di Lucca
capo XXIX capitolo 2584 art. 3, canone concessione spazio .
8. La copia dell’attestazione dei versamenti deve essere consegnata all’ Archivio di Stato di Lucca
entro 5 giorni antecedenti la data fissata per l’iniziativa.


Art. 5 - Oneri e responsabilità del concessionario
1. Sono altresì a carico del concessionario le spese relative a tutto quanto si renda necessario per lo
svolgimento della manifestazione o dell'iniziativa.
2. In relazione al tipo di manifestazione o iniziativa viene richiesta la stipula di apposito contratto
di assicurazione per la copertura dei rischi della responsabilità civile verso terzi, furti e
danneggiamenti ai beni culturali nonché inadeguato uso degli spazi, attrezzature, beni ed eventuali
danni a persone.
3. E’ fatto assoluto divieto al concessionario di consentire l'ingresso di un numero superiore di
persone, rispetto ai posti disponibili, con conseguente responsabilità civile e penale da parte del
concessionario in caso di inosservanza.
4. Resta a carico dell'utilizzatore l'obbligo a tenere liberi da qualsiasi ostacolo le vie di esodo e le
uscite di sicurezza e lasciare ben visibili e non coperti gli impianti antincendio.
5. E’ vietato usare gli spazi per scopi diversi rispetto a quelli indicati nella domanda e relativa
autorizzazione d’uso.
6. Sono a carico del richiedente le eventuali autorizzazioni previste dalla legge per la realizzazione
dell’iniziativa, che devono essere a disposizione durante tutto lo svolgimento della manifestazione
(SIAE, ecc.) e comunque consegnate in copia all’Archivio prima dell’inizio della manifestazione.
7. Il richiedente è direttamente responsabile della manifestazione e di ciò che avviene durante la
stessa e, pertanto, deve assicurare l’incolumità del pubblico, l’assenza di danni alla struttura e degli
arredi e ai beni ivi eventualmente conservati. In caso di danni e/o furti verranno attivate
dall’Archivio le procedure, civili e/o penali, di risarcimento del danno in capo al concessionario.
8. L’introduzione e l’uso negli spazi di attrezzature e strumenti di proprietà di terzi deve essere
espressamente richiesto ed espressamente autorizzato.
9. L’utilizzo delle attrezzature o degli strumenti di proprietà dell’Archivio può essere effettuato solo
dal personale dipendente dell’Archivio o da persone e/o imprese da questo espressamente
designate.
10. L’ Archivio non assume in ogni caso alcuna responsabilità per furti, smarrimenti di oggetti ed
altri eventuali danni che si verificassero nei locali messi a disposizione prima, durante ed al
termine della manifestazione.
11. L’ Archivio non assume alcuna responsabilità e pertanto non provvederà ad effettuare
risarcimenti di danno di eventuali disfunzioni degli impianti, dei servizi e/o utenze.
12. Il concessionario è personalmente e direttamente responsabile dell'osservanza delle norme
legislative e regolamentari vigenti in materia di sicurezza dei locali, di eventuali diritti dovuti alla
S.I.A.E., di contributi previdenziali e assistenziali dovuti alle persone da lui eventualmente
impiegate a qualsiasi titolo.

Regolamento per la concessione di spazi per eventi


Per informazioni e richieste:
Archivio di Stato di Lucca
as-lu@beniculturali.it
Tel. +39 0583 491465



Ultimo aggiornamento: 22/06/2020