Norme sulla consultabilità dei documenti archivistici e sul trattamento dei dati personali in essi contenuti
Ai sensi dell'art. 122 comma 1 del d. lgs. 42/2004 e ss. mm. (Codice dei beni culturali e del paesaggio), i documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici di enti pubblici sono liberamente consultabili ad eccezione:
a) di quelli dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
b) di quelli contenenti dati sensibili1, nonché dati relativi a provvedimenti di natura penale2 espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
c) di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, consultabili 70 anni dopo la loro data;
N.B. Per quanto riguarda i certificati di assistenza al parto e le cartelle cliniche, si tenga presente che "il certificato di assistenza al parto o la cartella clinica, ove comprensivi dei dati personali che rendono identificabile la madre che abbia dichiarato di non voler essere nominata avvalendosi della facoltà di cui all'articolo 30, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396, possono essere rilasciati in copia integrale a chi vi abbia interesse, in conformità alla legge, decorsi cento anni dalla formazione del documento. Durante il periodo di cui al comma 2 la richiesta di accesso al certificato o alla cartella può essere accolta relativamente ai dati relativi alla madre che abbia dichiarato di non voler essere nominata, osservando le opportune cautele per evitare che quest'ultima sia identificabile". (d.lgs. 196/2003 art. 93 commi 2-3).
Anteriormente al decorso dei termini sopra indicati, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi. Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito, ove ancora operante, ovvero quella che ad essa è subentrata nell'esercizio delle relative competenze (art. 122 comma 2).
La consultazione per scopi storici di documenti riservati prima della scadenza dei termini sopra indicati è subordinata all'autorizzazione del Ministero dell'Interno, previo parere del direttore dell'Archivio di Stato o del soprintendente archivistico competenti, e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d'archivio riservati, istituita presso il Ministero dell'Interno (art. 123). Per richiedere l'autorizzazione alla consultazione anticipata di documenti archivistici riservati, l'utente è tenuto a presentare all'ente che li conserva un progetto di ricerca, in cui siano illustrate le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati, unitamente a ogni altra documentazione che si ritenga utile allo scopo. L'autorizzazione è personale e il titolare dell'autorizzazione non può delegare altri al conseguente trattamento dei dati.
Le disposizioni sulla consultabilità dei documenti archivistici devono essere integrate con le norme contenute nelle Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell'art. 20 comma 4 del d. lgs. 101/2018 (Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679).
Secondo le suddette Regole, gli utenti, nel trattare i dati personali contenuti nei documenti archivistici, si impegnano a:
- rispettare i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone a cui i dati si riferiscono (art. 9 comma 1);
- utilizzare i documenti sotto la propria responsabilità, conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza e di indispensabilità (art. 9 comma 2);
- adottare, in caso di consultazione di documenti non liberamente consultabili, le cautele indicate nell'autorizzazione alla consultazione anticipata, ponendo particolare attenzione al principio di pertinenza e all'indicazione di fatti o circostanze che possano rendere facilmente identificabili gli interessati (art. 10 comma 7);
- non diffondere, in caso di riferimento allo stato di salute delle persone, dati analitici di interesse strettamente clinico e non descrivere abitudini sessuali riferite a una determinata persona identificata o identificabile (art. 11 comma 2);
- rispettare la sfera privata di persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica (art. 11 comma 3);
- diffondere dati personali solo se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se non lesivi della dignità e della riservatezza delle persone (art. 11 comma 4).
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1 Si intendano le seguenti categorie particolari di dati personali di cui all'art. 9 par. 1 del Regolamento (UE) 2016/679: dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convenzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica.
2 "Si tratta dei dati c.d. "giudiziari", cioè quelli che possono rivelare l'esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato. Il Regolamento (UE) 2016/679 (articolo 10) ricomprende in tale nozione i dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza" (https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/cosa-intendiamo-per-dati-personali).
